Your stand is ready. But is your team?
De beursstand is ontworpen, de visuals zijn goedgekeurd, de brochures liggen klaar en waarschijnlijk staat er ergens al een flinke voorraad koffie koud of warm te wachten. Kortom: klaar voor het nieuwe beursseizoen.
Toch?
Want zodra de deuren opengaan, begint het gedeelte waar geen standbouwer of opvallende signing het werk van je kan overnemen: contact maken met de mensen die voor je stand staan.
Wie ziet dat iemand geïnteresseerd kijkt, maar twijfelt om naar binnen te lopen? Wie stapt erop af? Wie zorgt dat een interessante bezoeker bij de juiste collega terechtkomt? En wie houdt ondertussen in de gaten dat de stand er verzorgd uitziet en andere gasten niet onopgemerkt voorbijlopen?
Daar komt goede hospitality op een beurs om de hoek kijken.
Een mooie beursstand is pas het begin
Een beursdeelname vraagt behoorlijk wat voorbereiding. Bedrijven investeren in standbouw, branding, demonstraties, catering en promotiemateriaal. Alles wordt bedacht om tussen tientallen of soms honderden exposanten op te vallen.
Maar een bezoeker die eenmaal stopt bij jouw stand, wil niet alleen kijken.
Dat is het moment waarop de mensen op de stand het overnemen.
Een professionele beurs hostess zorgt dat bezoekers worden gezien en aangesproken. Niet met een ingestudeerd verkooppraatje, maar op een manier die past bij het bedrijf en de persoon die voor haar staat.
Soms betekent dat iemand uitnodigen voor een demonstratie. Een andere keer is één goede openingsvraag genoeg om te ontdekken dat er een interessante potentiële klant voor je staat.
Hospitality en commercie liggen op de beursvloer dichter bij elkaar dan je misschien denkt.
Niet iedere bezoeker stapt vanzelf naar binnen
Loop zelf maar eens over een grote vakbeurs. Je kijkt links, rechts, probeert ondertussen te bepalen welke stands interessant zijn en wordt waarschijnlijk meerdere keren aangesproken.
Dan merk je ook hoe groot het verschil is tussen prettig contact en iemand die duidelijk een verkooppraatje op je afvuurt.
Goede hostessen op een beurs weten die balans te vinden.
Ze zijn toegankelijk zonder opdringerig te worden en actief zonder dat ieder gesprek geforceerd voelt. Ze kunnen snel inschatten of iemand alleen even rondkijkt, een concrete vraag heeft of mogelijk interessant is voor het salesteam.
Daarvoor moet je natuurlijk wel weten wie je vertegenwoordigt.
Een goede briefing maakt je hostess onderdeel van het merk
Een beurs hostess hoeft niet alle technische details van een product uit haar hoofd te kennen. Ze moet wél begrijpen waar het bedrijf voor staat, wie de doelgroep is en waarom bezoekers bij deze stand zouden moeten stoppen.
Daarom begint onze voorbereiding niet op de ochtend van de beurs.
Vooraf kijken we naar het merk, de uitstraling, de werkzaamheden en de verwachtingen voor het team. Wat is het doel van de beursdeelname? Welke bezoekers zijn interessant? Wat mogen onze hostessen zelfstandig vertellen en wanneer dragen zij een gesprek over aan iemand van sales?
Ook praktische zaken horen daarbij. Denk aan registratie, het verzamelen van contactgegevens, hospitality op de stand, productpresentaties of het begeleiden van bezoekers naar een afspraak.
Met die informatie kan een event hostess op een beurs veel zelfstandiger werken. Ze staat er niet alleen namens ModelBusiness, maar vertegenwoordigt tijdens die uren ook jouw bedrijf.
Hospitality kan ook gewoon commercieel zijn
Bij hospitality denken we al snel aan ontvangst, service en ervoor zorgen dat iemand zich prettig voelt. Dat blijft belangrijk, maar op een beurs mag daar best een commercieel doel achter zitten.
Je staat tenslotte niet voor niets op een beurs.
Een bezoeker die vriendelijk wordt begroet en daarna weer doorloopt, levert weinig op. Een bezoeker met interesse die wordt herkend, aangesproken en gekoppeld aan de juiste salescollega kan zomaar het begin zijn van een nieuwe klantrelatie.
Daar hoeft een hostess zelf niets aan te verkopen.
Haar rol zit vaak een stap daarvoor: contact leggen, interesse herkennen en ervoor zorgen dat een kans niet ongemerkt langs de stand loopt.
Zeker op drukke momenten is dat waardevol. Je eigen team kan nu eenmaal niet tegelijkertijd een uitgebreid gesprek voeren én iedere nieuwe bezoeker zien binnenkomen.
Wat gebeurt er ondertussen op de stand?
Een drukke beursdag heeft zo zijn eigen dynamiek. Het ene moment is het rustig en vijf minuten later staan er ineens meerdere bezoekers tegelijk.
Een ervaren hospitalityteam beweegt daarin mee.
Terwijl de ene hostess bezoekers ontvangt, kan een collega drankjes verzorgen, gegevens registreren of een demonstratie begeleiden. Ondertussen blijft iemand oog houden voor nieuwe bezoekers en wordt er geschakeld met het eigen team van de opdrachtgever.
Dat klinkt misschien als een detail in een complete beursdeelname, maar op de vloer merk je hoe prettig het is wanneer iedereen zijn rol kent.
Voor je eigen medewerkers ontstaat bovendien meer ruimte om te doen waarvoor zij naar de beurs zijn gekomen: inhoudelijke gesprekken voeren, relaties spreken en nieuwe business ontwikkelen.
Welke beurs hostess past bij jouw merk?
Daar is geen standaardantwoord op.
Een hostess op een internationale technische vakbeurs vraagt om andere kwaliteiten dan iemand die een luxe automerk, beautyproduct of horecaconcept vertegenwoordigt.
Soms zoeken we iemand die makkelijk meerdere talen spreekt. Voor een andere opdracht is commerciële feeling belangrijker. Bij een premium merk kan uitstraling zwaar meewegen, terwijl op een inhoudelijke B2B-beurs zelfstandigheid en snel informatie kunnen verwerken essentieel zijn.
Daarom kijken we bij ModelBusiness niet alleen naar wie beschikbaar is. We kijken naar wie er voor die specifieke opdrachtgever op die specifieke beurs moet staan.
Want wanneer iemand zich prettig voelt binnen een merk, zie je dat terug in het contact met bezoekers.
Het nieuwe beursseizoen staat voor de deur
Na de zomer komt de zakelijke evenementenkalender weer flink op gang. Vakbeurzen, congressen en business events volgen elkaar in hoog tempo op en voor veel organisaties betekent dat dat de voorbereidingen inmiddels volop bezig zijn.
Dus terwijl de laatste details van je beursstand worden afgerond, is dit ook een goed moment om naar de mensen óp die stand te kijken.
Wie ontvangt straks je eerste bezoeker?
Wie ziet die potentiële klant die nét iets langer blijft kijken?
En wie zorgt ervoor dat jouw eigen team zich kan richten op de gesprekken waarvoor je uiteindelijk al die voorbereidingen hebt getroffen?
Een goede beursdeelname begint misschien met een stand die aandacht trekt. Wat er daarna gebeurt, is minstens zo interessant.
Lees meer over ons team!
Meer weten over het inhuren van een gastvrouw?
